01
Información dispersa
Gastos, avances, documentos y responsables quedan en distintos archivos o canales.
Producto · Servicios
G-Pro
Sistema de control y gestión de costos para proyectos, obras y órdenes de trabajo.
Centraliza presupuesto, gasto real, evidencias y reportes en una sola plataforma. Menos Excel, más trazabilidad y decisiones con datos a tiempo.
Físico + financieroRendición digitalIntegración SII
El problema
La gerencia hace las mismas preguntas. El Excel no alcanza a responderlas.
Clientes, gerencia y finanzas necesitan saber plazo, gasto y rentabilidad mientras el proyecto corre. Sin integración, el control se vuelve reactivo.
¿Cuándo se va a terminar el proyecto?
¿Cuánto se ha gastado hasta ahora?
¿Cuánto va a costar finalmente?
¿Cuánto falta para el plazo?
02
Baja trazabilidad
Cuesta comprobar quién rindió, cuándo se aprobó y a qué OT corresponde cada gasto.
03
Reportes tardíos
El control llega después de ocurrido el problema, no durante la ejecución.
04
Riesgo de errores
Duplicidad de registros, documentos sin asignar y conciliaciones manuales.
La solución
Un ambiente para quien manda, otro para quien ejecuta
El mandante crea la OT, define presupuesto, actividades y responsables. El ejecutor carga compras, mantenciones y combustible. El SII y los respaldos internos cierran la trazabilidad.
Perfil mandante
Control, auditoría, curva S y reportes de rentabilidad por OT o contratista.
Perfil ejecutor
Carga de gastos, fotos de avance, comentarios y documentos de terreno.
Fuentes de información
Facturas SII / RCV y gastos no SII: vouchers, boletas y cargos internos.
01
Crear OT
Proyecto, obra o centro de costo, con presupuesto base.
02
Ejecutar
Compras, mantención, combustible y gastos internos.
03
Respaldar
Fotos georreferenciadas, vouchers, boletas y SII.
04
Conciliar
Detectar documentos no asignados y evitar duplicidad.
05
Decidir
Curva S, utilidad, rendiciones y alertas a tiempo.
Arquitectura
Componentes externos e internos, en un mismo control
El SII y los respaldos de terreno alimentan la OT, los drivers de costo y el compendio de documentos.
Componentes externos
SII / RCV
Rescate de valores de facturas online: fecha, RUT proveedor, neto y valor con IVA.
Voucher / boletas / no SII
Gastos fuera del SII con trazabilidad documentada, asociados a OT y drivers.
Componentes internos
OT
Controla y gestiona la OT.
- Presupuestación
- Fotos
- Attach
- Curva S
- Forecast
Driver
3 drivers de quiebre de costos para un mejor análisis de la información.
Documentos
Compendio de transacciones asociado a cada OT.
Ámbitos de aplicabilidad
Cuatro ámbitos, un mismo criterio de control
01
Proyectos
- Presupuestación lineal base, con desglose de actividad, tarea y tipo de gasto, y distribución mensual.
- Adjunto de documentos del proyecto: planos, manuales y respaldos.
- Evidencia fotográfica de terreno, con comentarios y georreferenciación.
02
Control de combustible
- Definición de flota de equipos móviles y fijos.
- Control de combustible con evidencia fotográfica de odómetro, asociado a patente y litros.
03
Mantenimiento de equipos
- Definición de flota de equipos móviles y fijos.
- Carga de tipos de mantenimiento y parametrización de frecuencia por equipo.
- Avisos de mantención con semáforo de colores según el estado.
04
Pilares de costos de administración
- Centros de costo propios de la administración.
- Control de gastos fuera del SII, con trazabilidad de los potencialmente rechazados, documentados y asociados a OT o drivers.
- Rendición de cuentas.
01 · Proyectos
Por qué controlar y gestionar los proyectos
La alta gerencia necesita respuestas mientras el proyecto corre, no cuando ya terminó.
Preguntas típicas de la alta gerencia
- ¿Cuándo se va a terminar el proyecto?
- ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento?
- ¿Cuánto va a costar finalmente este proyecto?
- ¿Cuánto falta para terminar el plazo?
¿Quién más hace estas preguntas?
- Los clientes
- El gerente general
- El director financiero
- Su jefe
- Involucrados (stakeholders)
¿Por qué surgen estas preguntas?
Por los proyectos
Tienen estimaciones y, con frecuencia, se atrasan.
Son de alto riesgo
En la medida que el proyecto se ejecuta, el impacto de cada desvío se incrementa.
Están bajo escrutinio
Clientes y otras áreas clave de la empresa siguen de cerca plazo, gasto y resultado.
Cómo controlar y gestionar
Controla gasto presupuestado versus real, la curva S de presupuesto y la evidencia fotográfica de avance, georreferenciada y con comentarios.
02 · Control y gestión de combustible
Rendimiento por equipo, difícil de engañar
El control de km/l u hrs/l es una medida potente: evidencia el uso real del combustible y ayuda a detectar o evitar robos.
Rendimiento por equipo
Controla km/l u hrs/l por patente, modelo y estado de la flota.
Comprobante de carga
Asocia cada carga a boleta, odómetro y litros para dejar evidencia difícil de falsear.
Gráfico de gasto y rendimiento
Filtra por vehículo y rango de fechas para ver consumo, costo y desvíos.
03 · Control y gestión de mantenimiento
Constancia de cada mantención, con fotos y patentes
Permite dar de alta el mantenimiento efectuado y dejar constancia en el sistema. Asocia fotografías y patentes de equipos y de componentes cambiados para cumplir la vida útil y evitar mantenciones fraudulentas o erradas.
Historial de mantenimiento
Consulta el historial fotográfico de cada evento, asociado a equipo, fecha y horas o kilómetros.
Tareas de mantenimiento
Parametriza tipos de tarea, frecuencia, prioridad y estado para la flota.
Registro de mantenimiento
Da de alta lo ejecutado con responsable, observaciones y evidencia fotográfica de componentes.
04 · Pilares internos de costo
Evita gastos rechazados por el SII y por la auditoría
Los pilares de costo de administración identifican, documentan y quiebran el gasto interno para que cada movimiento esté justificado.
Pilares de gastos propios
Identifica y gestiona correctamente los gastos internos.
Trazabilidad bien respaldada
Cada gasto debe estar documentado y justificado.
Driver 1, 2 y 3
Almacena de forma ordenada y detallada la información relevante.
Más detalle, menos riesgo
Uno, dos, tres o más quiebres de costo para un análisis más fino.
Evidencia fotográfica
Respalda con fotos de vouchers, boletas u otros documentos clave.
Gastos rechazados más comunes
Lo que el SII no acepta como deducible
Gastos personales
Viajes, vestuario, alimentación y similares.
Vehículos particulares
Atención, combustible y otros no asociados al giro.
Multas e intereses
Sanciones y recargos que el SII no acepta.
Donaciones
Fuera de norma, aportes no permitidos o sin respaldo.
Gastos sin respaldo
Sin boletas, vouchers ni documentación.
Gastos ajenos al giro
Fuera de la actividad económica de la empresa.
Sueldos excesivos
Pagos a socios o relacionados sin justificación.
Cuidado antes de rendir
¿Se relaciona con el negocio?
¿Está bien documentado?
¿Cumple la normativa?
Contacto
Agenda una demostración de G-Pro
Te mostramos cómo queda el control de costos por OT, la rendición digital y los reportes de rentabilidad.
Gerencia
Sergio Jerez Bravo
Gerencia General · Ing. Civil Industrial
Copiapó / La Serena / Santiago
Oficina La Serena
Av. del Mar 580, Depot 101C
La Serena, Chile
Bodega USA
2025 NW 102 Ave, Bay 104
Miami, FL 33172
+1 786 233 8585